ビジネスチャットと電話を混同する老害。相手の時間を考えない連絡
テレワークでビジネスチャットを使う人も増えたのではないでしょうか？
チャットというシステムは、
使い方を理解していれば有意義な物ですが、
使い方の認識がズレていると、
意思疎通が出来ない連絡手段になってしまうと、
最近感じました。
特にビジネスチャットを使ったことない人は、
「電話」のような感覚と
「メール」のような感覚を混同していると感じています。
電話をメインで使ってきた高齢層の、
まぁ、40歳以上くらいが理解できてない人が多いなぁ・・・
という感覚で思ってます。
40歳が高齢かどうかはさておき、
コミュニケーションのあり方を、
自分の知り合いに説明するためにも書き残しておきたいと思います。
電話とメールのメリット・デメリット
まず、認識が重要です。
チャットの前に電話とメールの認識を考えます。
電話は「相手の時間を強制的に奪うもの」で、
メールは「相手が自由な時間に読めるもの」です。
仕事をしてる上で、
「集中する時間」は重要ですから、
電話のように「相手の時間を強制的に奪うもの」は、
相手の仕事を邪魔してる行為だと言えます。
なので、僕の感覚では、
よほどな「緊急事態」でないかぎり「電話」は悪です。
逆に言えば「緊急事態にはありがたい」のが電話です。
だから、
「緊急時のみ電話」という認識を全員に徹底しておく必要があります。
これを言い続けていたら、
電話してくる人が減って効率が上がったと感じています。
また、どうしても声で話したい時は、
「○○時から話したいんだけど大丈夫？」
という連絡をもらってれば、それは、普通に電話します。
事前に予定ができてるので、
電話したほうが効率的だからです。
メールの捉え方
続いてメールですが、
メールは読み手の好きな時間に開封出来るのが、
最大のメリットです。
なので、相手の時間を急に奪うこともなく、
相手を思いやったコミュニケーション手段だと思っています。
ですが、メールを送る側にとってはその分負担がかかります。
書く時に文章を整理しないと、
相手に伝わりにくい文になるからです。
これはデメリットだと感じる人が多いようですが、
文章で書き起こせない内容を、
電話でノリで解決しようって発想が、
ナメてると思うので、
文字に書き起こしたほうが懸命だと思っています。
また、メールだと履歴も残しやすいので、
後から探しやすいのもメリットです。
チャットは中間的な存在
そんなメールと電話の中間的存在がチャットです。
すぐに返事をすることも出来ますし、
後から読むことも出来ます。
だから、電話やメールで仕事をしてきた世代にとっては、
使い方が分かりにくい物のようです。
チャットは通知をオフにできる
チャットの場合、通知をオフにすることができます。
これがどういう事かというと、
「見たくない時は見ない」
という選択を読み手ができるようになっています。
要するに、読む側は
「自分の時間に合わせて読める」のがメリットです。
僕の場合は「昼の2時くらい」に、
仕事が嫌になってきたタイミングで
「さらさらー」っと読み流しています。
そしてチャットの書き込む場によって、
通知のオンオフも切り替えられるので、
緊急度が低く、
見ないチャットは夜まで見ません。
これは、海外の人と仕事するなら結構普通だと感じていて、
そもそも地球の反対側だと
僕の昼の時間に、海外の相手が寝てることは普通に発生します。
地球に住んでる以上普通の出来事です。
なんで、相手が遅れてチャットを読む事を前提に、
メッセージを書いています。
んで、国内でも同じことが言えて、
仕事で集中する時間って、人によって違います。
だから、相手がいつ開いても、
それが常識という認識です。
流石に2日〜3日読まない場合は、
「おいおい」というツッコミを入れますが、
まぁ、そういう人とは仕事をしないようにしています。
僕にとってはコレが常識なのですが、
けっこう年配の人だと、
この感覚が全くない人がいるようです。
予定の前倒しをチャットで話すのはNG
僕が怒りそうになった話としては、
「午後のミーティング予定を、午前中に前倒したい」
という内容を、
チャットの「情報共有のスペース」に書いていたからです。
チャットの場合データも転送出来るので、
データ転送専用のページを作っていました。
ここに置けば時間軸で分かりますし、
あとから開くことも分かりやすく探しやすいからです。
なので、この空間は「僕は読まないチャット」なんですね。
そこに、「時間の前倒し」の話を書き込んで来ました。
それは、最悪です。
僕は夜まで読みませんから、
素直に「読んでない」と言います。
そうすると相手は
「なんで読んでないんだ！！」とキレるわけです。
そこで、ふと、
「あ、この人、ビジネスチャットの使い方わかって無いんだな。」
ということが分かりました。
正直、こういう人と仕事をしたくないです。
僕の時間を計算しないで、
一方的な会話になっているからです。
そもそも予定を前倒しにしたい場合、
「相手の1日のスケジュールを壊す」わけですから、
「予定を前倒しにするメリット」を説明する必要があります。
その人の予定をブチ壊してまで、
なんで予定を前倒しにしたいのか？
本来の予定をブチ壊してでも前倒しにするメリットは何なのか？
コレを最初にさらっ端的に説明する必要があります。
おわり
あまりまとまりませんでしたが、
とりあえず、書き溜めておくために書いておきました。
ビジネスチャットは
時間を自由にしてくれますが、
それは共通の認識がある人どうしじゃないと意味がない
という事を改めて感じました。
自分の時間を最優先にするのではなく、
相手に時間を使わせないようにする考えを、
お互いが持てば、
よりスムーズなコミュニケーションになるはずです。
思いつきで行動は「自分ひとりならするべき」ですが、
他人を巻き込まない事が重要だと思います。